每到期末，老師都需要給每個學(xué)生家長發(fā)放一份通知書，其中包括學(xué)生成績、評語等內(nèi)容，以前大家往往是采用手工填寫或者打印，必須要繁瑣地對學(xué)生成績進(jìn)行排名、輸入，工作量非常大。實(shí)際上利用Excel的一些函數(shù)以及功能，就可以對學(xué)生成績進(jìn)行排名，并可以實(shí)現(xiàn)批量打印通知書，下面就以某學(xué)校的期末通知書打印為例，介紹Excel2007軟件中的具體實(shí)現(xiàn)方法。

　　整理成績以及評語表

　　通常一份標(biāo)準(zhǔn)的家長通知書，一般都需要包括學(xué)生成績以及老師的評語，因此在打印通知書之前，必須將這些資料整理好，啟動Excel2007，新建一個工作簿，將其命名，比如“2009年度通知書打印”，在其中新建一個工作表，將其命名為“學(xué)生成績明細(xì)”，在此表中將各個學(xué)生的成績復(fù)制過來，由于還需要對學(xué)生成績進(jìn)行合計(jì)、排名，因此在“總分”下面的I2單元格中輸入求總分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2單元格中輸入公式“=“第”&RANK(I2，$I$2:$I$71)&“名””，然后將這兩個公式復(fù)制到對應(yīng)的下面單元格區(qū)域中，就可以求出所有學(xué)生的總分以及在本班級中的排名了(圖1)。

　　此外由于通知書中還需要添加老師的評語，因此新建一個工作表，將其命名為“老師評語”，在此表的A列中將學(xué)生成績明細(xì)中的學(xué)生名單復(fù)制過來，然后在B列中輸入老師對每個學(xué)生的評語(圖2)。

　　設(shè)計(jì)通知書打印模板

　　雖然每個學(xué)校的家長通知書格式可能不完全相同，但是大體上是差不多的，新建一個工作表，將其命名為“批量打印通知書”，然后在此表的A2:K24單元格區(qū)域中，根據(jù)自己學(xué)校的要求，輸入家長通知書的必要內(nèi)容，如標(biāo)題、開頭語、成績表格、評語表格以及家長填寫意見的位置(圖3)。

　　由于要實(shí)現(xiàn)批量打印，必須在此通知書模板中添加一個通知書序號選擇單元格，這樣就能夠通過這個單元格中的不同序號，顯示不同的家長通知書，在L3單元格中輸入“請輸入序號”，然后確定M3單元格為通知書序號選項(xiàng)單元格。同時為了將前面學(xué)生成績明細(xì)中每個學(xué)生的數(shù)據(jù)自動引用過來，在通知書中學(xué)生成績明細(xì)表“學(xué)生姓名”下面的A12中輸入公式“=OFFSET(學(xué)生成績明細(xì)!$A$2，$M$3*1-1，0)&“””，在第一門課“語文”下面的B12中輸入公式“=VLOOKUP($A$12，學(xué)生成績明細(xì)!$A$2:$K$60，2，0)”，在第2門課“數(shù)學(xué)”下面的B12中輸入公式“=VLOOKUP($A$12，學(xué)生成績明細(xì)!$A$2:$K$60，3，0)”，并依次類推，然后在存放老師評語的A14中輸入公式“=VLOOKUP($A$12，老師評語!$A$2:$B$71，2，0)”。這樣當(dāng)在M3單元格中輸入1時，就會在通知書模板中顯示第一個學(xué)生的家長通知書，而輸入2時，則顯示第二個學(xué)生的家長通知書。

　　需要注意的是，此處使用了OFFSET、VLOOKUP等函數(shù)，其作用為根據(jù)M3單元格中的數(shù)值，自動引用學(xué)生成績明細(xì)對應(yīng)的學(xué)生姓名，而且在成績表以及評語中自動引用相應(yīng)學(xué)生的成績以及評語資料，而公式“OFFSET(學(xué)生成績明細(xì)!$A$2，$M$3*1-1，0)&“””中的$M$3*1則是針對不同數(shù)據(jù)之間相隔行數(shù)而定的，如果相隔2行，則將其修改為$M$3*2即可。

　　高效率批量打印通知書

　　在前面通知書模板設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，就可以利用控件進(jìn)行批量打印通知書的工作了，在N2、N3中分別輸入開始序號、結(jié)束序號，以其后的O2、O3單元格作為批量打印通知書的起始序號，接著單擊“開發(fā)工具”菜單，單擊“控件”功能區(qū)中的“插入”選項(xiàng)，在彈出的控件列表中，選擇“ActiveX控件”中的命令按鈕，將其拖動到M3單元格的下面。

　　接著右擊此按鈕控件，在彈出的右鍵快捷菜單中，選擇“屬性”命令，在隨之彈出的“屬性”對話框中，將此按鈕控件的“Caption”屬性，即按鈕標(biāo)題修改為“批量打印通知書”。然后還是右擊此按鈕控件，選擇“查看代碼”命令，在彈出的VBA編輯窗口中輸入以下批量打印命令：

　　Private Sub CommandButton1_Click()
　　For i = Range(“o2”) To Range(“o3”)
　　Range(“m3”) = i
　　ActiveSheet.PrintOut
　　Next
　　End Sub

　　輸入完畢后，關(guān)閉此VBA編輯框，單擊“控件”功能區(qū)中的“設(shè)計(jì)模式”選項(xiàng)，以退出設(shè)計(jì)模式，然后選擇通知書的打印區(qū)域，最后在O2、O3單元格中輸入需要批量打印家長通知書的起始序號，如1～50，最后單擊“批量打印通知書”按鈕，就可以立即打印出所需要的50名學(xué)生通知書了。

　　以上的批量打印是僅僅針對通知書打印而言的，實(shí)際上利用以上方法，稍微修改下，還可以應(yīng)用到其他一些批量打印工作中，如打印標(biāo)簽、付款通知單、成績單等等，通過這個方法能夠大大提高工作效率，減少出現(xiàn)工作誤差的幾率。